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會長接任前的準備工作

發佈時間 : 2017-04-13
會長接任前的準備工作      
文：駐區區策顧問 蔣光騰（中興）
 
      首先恭喜各位第一副會長即將成為300Al區2017-2018分會會長。國際獅子會以每年7月1日為新年度正式交接日，所以4月至6月當然就成為會長交接的旺季，依往例，相關的講習會都在5-6月份展間，今特將會長職責及接任前應有的準備工作及幾個重要觀念，提出與大家共同勉勵，期望對即將接任的您能有所幫助。
 
     大家都知道獅子會是一個國際性社圈，組織最堅強、會員人數最多 、對社會服務也最有貢獻。所以，任何一個獅子會，在他的社區內，都具有相當的地位，而領導會務是每一 位會長的責任，他的一言一行，莫不對獅子會的榮譽息息相關，每一個分會的會務執行以及社會服務的表現 ，每每關靜、著社區大眾的福祉，甚至影響深遠。據此，「 擔任會長的首要積極任務，就是在符合本會獅友的期望下，用心推動本會會務 」，會長為推行會務 ，必須完全明暸獅子會的各項章程 、附則，以及獅子會的宗誼與目的（可參考國際總會網站資訊 www. l ionsclubs. org），並具有豐富的獅子會知識，才能得心應手應付自如。 同時也必須有以下的認知，那就是：會長沒有絕對的權威，他的權力來自於獅子會憲章及附則，分會的章程及細則 ，理事會的決議 ，得以分會全體獅友之最大利益為依歸，及會內絕大多數獅友的意見來執行會務，常聽說『會長最大』，那是指會長的責任最大， 而不是代表會長的權力最大。

       接任會長前，應先熟讀 國 際總會一分會 憲 章及附 則標 準本（ la 2 ） 及分 會 幹部團 隊手冊 （ la15），除認識分會的組織外，應暸解會長的 主要職 責 是：「 會長為本會首席 執行幹部，主持所有 理事 會及本會會議 ，召 開本會及理事會之例會或臨時會議，設置各常設及特別 委 員 會，與各委 員 會主席 合 作 ，督 導各委 員 會履行職 責，按 時完成委 員 會報告，確保各項選舉的召開、通知及舉行 。會長督導依憲 章及附 則所選出 之幹部 ，並與其 分區 內之總監顧問委員會積極合作 」 ’並認識自己在國際獅子會組織裡的角色 ，同 時應 深刻 暸解國 際獅子會組織的特性 。

        獅子會是一個國際性的社團組織 ，以社會（ 區 ） 服務為 主軸，且組織逐年呈現多元化，會員渴望被尊 重與肯 定，分會會務須從 「 傾聽 」 開始，重 視 「 溝通與協 調 」 ’並著 重於情、理、法（ 而 非法、理 、情 ） ，所以需特別重視會內公關 ，會內公關 的其體作 為，基本上有 幾個 建議方向 ：（ 1） 認識 分會所 有獅友及其 家庭成 員 ，並最好有 向其致意之行動 。（ 2 ） 舉辦向 資 深 獅友及前會長請益 的活動 ，以爭取認同及支持。（ 3） 有創新的 會務構想 ， 一 定要有全盤計畫及懇切說明並獲得肯定， 才付諸實施。 （ 4 ） 盡量與有過不愉快經驗的獅友修好關條。當然，參加兄 弟 會、友好會、輔導會、子會及各分會之授證或交接典禮，打 好擔任會長對 外之人際基礎，也是必須 的 。
 
       會長任期 開始之前便要 分配三位副 會長 的任務 ，為依照 國 際憲章規 定 ，三位副會長都應該負責推動某些委員會的工作，以 襄助會長處理 會 務，如何分配可 以 由會長視其 需 要，做適當的規劃 ’當然這也須於理事會提 出並經討論通過的 。會長亦可 派資 深前 會長擔任三位 副 會長之指 導 者，三位副 會長也應就其所 負 責之委 員 會召 開工作計 畫 會議並督 導其執行。新任 會長也應暸解會內每位獅友之興趣與專長， 決 定邀請擔任秘 書 、 財務、總管 （ 非 必要）、連絡（ q卡 必要） 之人選。擬定 一 年任內 所 需 成立之各 委員會 ，並決 定邀請擔任各委 員會之召集人。秘書 、財務、總 管、連絡及委員會召集人 ，為最 重要 的分會服務團 隊 ，會長須知人善任 ，同 時須認知 ， 成為服務團 隊的必要條件： 1. 有 熱心 2. 有 能力 3. 要有 時間 ，雖有 熱心與 能力 ，但 完全沒有 時間奉獻之獅友， 建議您調 整人選。4 月份分會會員大會結束後 ，即應舉辦服務團 隊教育訓練 ，可由分會自行訓練或 參加 區講師團 ／GLT 團 隊舉辦 的分會幹部訓練， 讓服務團 隊都失口道自 己職責 角 色 ，唯 有 明確 的 目標與任務 ，才 能透過分工並 充分授權，如此會務的推動 才 能事 半功倍，否則淪為只 剩 會長單槍 匹 馬推動 會務，會務當然不盡理 想。換個 角 度說 ，會長必須 避免獨自攻頂，而是要帶領 整個 團 隊及整個分會一 起成長，那才是一 個成功的會長領導。

       設 定分會 目標是會長首先要 進行 的工作，雖然一切會務都要理事會通過，但全年度的 會務計 畫，會長應於接任前就該有他 的構想。在此，先針 對幾項 重要的 會務做先期規劃 ’概述如下 ：會長應未兩 三月繆 ’於就任前 與現任 會長及保 留會員委員會召集人合 作，拜訪 出席 率較低之獅友（ 最好邀請推薦 人一 同前往）， 避免其退 出獅子會。並於年度 第 一次 （ 7 月份） 理監事 會時作 會籍之整理。與副 會長及會員發展委 員會召集人討論會 員 發展長期 及短期 目標及行動計 畫，擬 定會 員 發 展之策略，積極發展新會 員 ，發展新會 員 除須 重視會員入會黃金期 外，首 重建立 會 員 發展共識， 即 「 會 員 發展是全體 會 員 的 責任 」 ’會長除須 以身 作 則 率 先推薦 新會員外，也引導讓每一位會員  ，特別是前會長，都樂意推薦 新獅友入會，但如 果只 是一 年的捧場 會 員 ，對分 會 而 言，不見得有 利 ， 應慎 重 而 為。新會員入會應 即執行 「 獅友指 導活動 」， 也就是說新會 員 入 會一 年內，除推 薦獅友外，應再指 派一位 資 深獅友，特別 專 案 隨時關 照 ， 要像家人一樣對待，讓他更 了 解 自 己分會文化及 國 際獅子會願 景理 念 ，期 使新獅友能在 3-4 年內 成為優 秀 的領 導獅友 ，承擔傳 承分會責任 。新年度 會長們，也應要有 「 健全的 分會會務是會 員 發展最佳 策略 」 的共識，所謂 健全的分會會務指 的是，諸如章程其體化、會務制 度化、財務公開化、組 織團 隊化、活動活潑化等等 ，這是會員發展的不二法 門 。

      區講師團 ／GLT（ 全球領 導開發 團 隊） ，其任務：「 認定及發展 未來領導人，教育及訓練現有領 導人 」 ’與 區 GMT （ 全球會 員 發展 團 隊） ，其任務： 包含會員發展 （ Membersh ip） 、保留會員（ Retent ion） 、新會發展 (Extension ） 等三部份， 為本區 的最 重要的 區務 重點，建議新會長接任之 前，即應指派適任獅友擔任 分會 GLT 召 集人（或領 導才 能委員會召集人） 及分會 GMT 召 集人（ 或分會會員發展及保 留 委 員 會召集人），如此可與區講師團／GLT 團 隊與區 GMT 團 隊互動銜接，相信對分會會務的推動 會有相當的成效。

       社會服務是國際獅子會的理想，所以您接任 會長的這一年 ，社會服務 工作將是您 務的主軸。會長就任之前應先行暸解國 際總會長 、總監議會 議長 ，本區 總監之年度主題 、工作 目標及工作 重點 ，加上 您及 分會 的構想， 總合成您 分會 2017-2018 年度社會服務方向， 當 然，您也是獅子會百年慶 會長，所 以不要 忘了 加入百 年慶獅子 會服務的挑戰， 即鼓勵 青 少 年參與、 分享視覺，對抗飢餓、 維護我們 的環境，2017 年度起將 會增加 「 糖尿病 服務 」 ’成為獅子 會全球新的 服務 志 業 。建議您於就任 會長前， 嘗試規劃 一 項 您 的分會可 以大家認同 並長期 參與 的有 意 義社會服務方 案 。我們也要 暸解國 際獅子 會的 主要社會服務活動 內容有：1 社區 服務 2.  災難 防備及援助 3. 環境服務 4. 保健與健康 5. 國 際關條 6. 獅子 會為 青 少 年提供機 會 7. 獅子會為兒童 服務 等。而 成為獅子 會社會服務的 要件 有：1. 非 常明 顯看 出 是獅子 會首先提倡的 活動. 2. 民眾可以辨認 出 是獅 子會 的社區 方 案 3. 引 起全社 區 注意 的方 案 4. 獅子 會 員 “親身 ”參與的 方案 5. 符 合社 區 需 要的 方 案 6. 可以建立分 會名 聲的 方案 7. 可 以吸引 社區 重要人士 注意 的方 案 。 即將接任 會長 的您，一 定要讓您 的獅友暸解獅子 會的社會服務 ，可 貴在於「 共同 參與 」， 而 非僅拉拉紅布條或錦上添花似 的 贊助 ，獅 子會 的社會服 務 ，百 萬 的 愛心搞 助與參與 式的 愛心服務是同樣可 貴 的。依國 際獅子會的 組織架 構 ，各分會為 國 際獅子會發展最 重要 的力 量，未來推動社 區服務活 動 時當 然是以 分會為 主體 ，但大型 的社會服務 ，則 有 賴本區總監辦事處 的 主 導聯 繫共同 推動 參與，期 望各位新會長能 多 舉辦社會服務活動， 以期 贏 得廣 大社會對獅子 會的 認同。建議您，設計 一個可朗朗 上 口的 會務標語， 對您 的 會務推動將 會有極大的 幫助 ，例如：「 和諧健康 一 家人﹒快樂服務 向前行 」。
 
     積極參與 交接籌備 事 宜：交接典禮之籌備為 現任 會職 員 之最後工作， 新任 會長也應積極參與學 習 ，並預備 一篇 精彩 的接任 會長 演說稿，一 篇 好 的就任 演說，除可提升您 的形 象外，更可提振分會 整體士 氣 。有 些分會授 證與 交接一併舉辦，若 需 由新任 會長 來主 導籌備，除可向 區講師 團 索取授 證交接相 關 資 料外，最好能委請本會 資 深前會長 或 資 深獅友擔任大會 籌備 會 的 主任委 員 ，如 此可借 用 其 豐 富 的經驗，慶典將 更臻完美。當 然，如 能 邀請區 內 閣行政服務團 隊（督察長） 提前至 會場指 導，將可確保讓慶典活動 更加成 功 。

      2017 年 4 月 底 5 月 間 召 開分會幹部預備會議，並請您 最欽佩的 前會 長、資深獅友或 導獅參加指 導，主要會議內 容如下：1. 讓分 會幹部發表對自己職務之抱 負 2.  討論您 的年度 目標，並擬定行動計 畫  3. 與秘書討論， 擬定年度工作計 畫 表 ，並於新年度的 理監事會中提出討論  4. 與財務討論 ，擬訂年度財務預 算表，於新年度的理 監事 會 中提出討論 。新年度 第 一 次理監 事 會， 主要 會議內容如下 ：1. 通過組織系統表 （ 特別 是各副 會長與 各委 員 會隸屬 關條） 2. 討論年度工作計 畫 表 3. 討論年度財務預 算表 4. 確認分 會章程 或會務施行細 則增刪事頃 ，特別 是年度 獎勵辦法 5. 確認新年度理 監事 會 召 開之時間及地點。七 月份召 開 的 第 一 次理 監事 會 ，可說是您擔任會長任期中最重要的一次會議 ，將決定一年的所有工作計畫方案 ， 建議新任會長最好都能親自電話連絡， 邀請相關獅友來出席參加。


       近來獅子 分會流行聘請 「 顧 問 」 ’依國 際獅子 會之憲 章 ，分 會並無 所 謂 「 顧 問 」 職務名 稱，正確 的說法應 是會長的捧場獅友， 有 時候，所謂的顧 問群陣仗驚 人，甚 至比 自 己本會人數還 多 ，這真是錯誤的 做法，依照 分 析統計 ，「 顧 問 」 愈多 ，分會愈弱 ，健全的 分會應 是沒有 「 顧問 」 的 ，會 長應努力 發展新會 員 才 是正途 ，捧場的獅友可 以 導入為 分會的 「 副 會 員 」。 過來，會長互相捧場性 質 的 「 擴大例 會 」 也很盛行，1t應 該斟酌 是否 有 足 夠 的 時間 參加，千 萬 不 要影 響到經營 自 己分會的 神 聖使命，其實 「 擴大例 會 」 本身 是要 是有 共同 目標 的，如 「 母子聯 合擴大例 會 」、「 專 區聯 合擴大 例 會 」、「 分 區聯 合擴大例 會 」 等 等，很希 望會長們 能調 整個 方式，在您 的 任期 中 ，規劃 一 至二次 「 觀摩 例 會 」 ’訪 問本區 具有特 色 的優良分會，彼 此觀摩 、互相 學 習 ，並 嘗試建立 自 己分會的 會務風格及特 色。

       最後有 幾個 重要的觀念與大家一起 分享：1. 會長的 「 用 心領 導 」 為 會 務推動 成功 的基石  2. 推動 會務要 有 旺盛 的企圖 心 ，但絕對要先做好會內 公關 的工作 3. 領 導獅友絕對是一 門大學問 （旦良公司 管理大不 同） ，會長應 本謙虛 的心， 來領 導及服務本會之獅友  4. 要 以 「 終身 學 習 積極 分享 」 的 態度來經營 會務 5. 分工合作授權執行並適追蹤檢討 成效， 為 會務推動 的 最好模 式 6. 分會 會務從 「 傾聽 」 開始， 需 著 重於 「 溝通與協調 」 ’盡 量不 要動 用 表 洪來解決 問題。常聽到 下 面這 句 話：「 會務好不 容 易 才 剛 熟 悉 而 已 ，怎麼 馬上就要卸 任 了 」， 其實我們應建立 一個正確 的觀念， 第 一 副 會長 的任期 中 ，應 全程參與會務並全力 用 心學 習 ，在就任 會長之前，即應做好全部之準備工作 ， 會長一 接任 ，即應全力 推動 會務 ，而 不 是要卸任的 時候 才 覺得開 始 熟 悉 會 務。以上提出 參考 意 見 ，是我參加獅 子會近 30 年的 一些經驗， 希望對各 位新進會長有 所 幫 助，如有 賜教之處，歡迎隨時與我連絡。 最後敬祝： 圓滿 喜樂， 會務 昌隆。
連絡方 式：蔣 光騰。02-25317668  ,  0935-299502  ,或 e-ma i 1 : hwayang. gift@msa. hinet. net 
 

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